En général, l’officialisation du jumelage se traduit par la signature du Serment / Charte de Jumelage à l’occasion de manifestations européennes spécialement organisées pour célébrer l’évènement. Elles ont lieu successivement dans chacune des communes. Aucun délai entre les deux n'est requis : tout dépendra des possibilités du calendrier. Seule compte l'opportunité d'organiser un évènement populaire auquel pourra prendre part le plus grand nombre d'habitants.
Une préparation minutieuse
La célébration du jumelage marquera l'histoire de la commune. Elle sera l'image que chacun gardera en mémoire. En cela elle sera symbolique et préfigurera des relations futures : elle doit être l’affaire de tous les citoyens. Elle sera la première occasion pour chacune des deux communes de manifester son hospitalité vis-à-vis de sa partenaire, de mettre en avant ses atouts et de démontrer ses capacités opérationnelles.
Une cérémonie conviviale et solennelle
La cérémonie doit être particulièrement solennelle, à la hauteur de l'événement, ce qui n'est pas contradictoire avec la volonté de fête populaire déjà évoquée.
Parmi les « figures imposées », il convient d’envisager notamment :
- l’accueil des délégations à l'Hôtel de Ville,
- le pavoisement aux couleurs de l’Europe et de chaque pays
- les hymnes (européen et des pays représentés),
- les allocutions des Président(e)s des comités de jumelage, le cas échéant
- les allocutions des maires,
- la lecture et signature du serment de jumelage,
- les allocutions de personnalités invitées à parrainer la manifestation (Membre(s) du Parlement européen, représentant du pays partenaire, représentant(s) de l’Etat…)
D'autres éléments peuvent être intégrés à ce programme :
- l’inauguration d'une rue, d'une place, d'un bâtiment auquel on donne le nom de la commune partenaire, ou d'une personnalité européenne majeure (Jean Monnet, Robert Schuman, Konrad Adenauer, Altiero Spinelli…) ;
- l’apposition à l'entrée de la commune du panneau indiquant le jumelage;
- des rencontres entre responsables associatifs des deux villes
- une session spéciale d’un Conseil municipal composé des maires et des élus des deux communes
- une exposition sur la ville partenaire…
Enfin peuvent avoir lieu, en marge des réceptions protocolaires, des rencontres entre équipes sportives des villes jumelles, une manifestation culturelle ou artistique (exposition, concert), des forums, des moments de convivialité (concerts, galas, soirées dansantes, etc.). Tout est affaire d’imagination et de créativité.
Le serment ou charte de jumelage
Rédigé dans chacune des langues, il est le texte qui concrétise le partenariat. Il doit exprimer la volonté commune des deux villes. Pour les jumelages européens, l’AFCCRE propose un texte qui peut naturellement être adapté au projet spécifique local.
Ce texte fait partie des obligations légales. Il correspond à la « convention » que prévoit la Loi sur la coopération décentralisée. Le projet de texte doit être soumis au Conseil municipal pour adoption avant la signature par le Maire. Il est soumis au contrôle de légalité. Il sera la base juridique qui permettra à la commune de financer les activités de jumelage. Il est donc conseillé de ne pas trop restreindre dès le départ les champs d'action envisagés : au contraire, une phrase du type "s'engagent à développer, dans tous les domaines de leur compétence, des actions…" ne limitera pas le champ d'action. En ce qui concerne les "moyens", il suffit de préciser que seront mis en œuvre "tous les moyens nécessaires à la réalisation des actions prévues".